07年自考“市場信息學”復習資料5

　　第五章、信 息 的 組 織

　?。◤V義）信息系統(tǒng)指組織系統(tǒng)中分工從事信息處理的子系統(tǒng)。（狹義）信息系統(tǒng)指在一定的社會經(jīng)濟系統(tǒng)中，為完成該系統(tǒng)所需的信息處理工作而定義的機構(gòu)、人員、設備、規(guī)程的有機、完整子系統(tǒng)。

　　基于計算機的信息系統(tǒng)由硬件設備、功能軟件、數(shù)據(jù)庫、遠程通信、人員和各種部件與過程所組成。它又稱為企業(yè)的技術(shù)基礎設施，因為它包括組成信息系統(tǒng)基礎的共享信息系統(tǒng)資源。

　　信息系統(tǒng)組成：一套機制（工作程序、規(guī)則、步驟、處理次序等），三個庫（數(shù)據(jù)庫、模型庫、方法庫）。

　　管理信息系統(tǒng)（MIS）以事務處理系統(tǒng)（TPS）為基礎，對事務處理系統(tǒng)獲得的數(shù)據(jù)進行分析，幫助中級和高級管理人員進行計劃、控制和決策。管理信息系統(tǒng)的核心是面向管理，為管理提供所需信息，并提供對信息進一步深加工的功能。實施管理信息系統(tǒng)是提高組織現(xiàn)代化管理水平的關(guān)鍵。

　　數(shù)據(jù)挖掘（Data Mining）是一種能夠幫助用戶從大量數(shù)據(jù)中提取有用的商業(yè)信息的技術(shù)。

　　5.1 信息系統(tǒng)

　　信息系統(tǒng)的特征：⑴根據(jù)主觀性，信息系統(tǒng)不是孤立的、自足的系統(tǒng)，總是依附于一個更大的系統(tǒng)，作為一個關(guān)鍵的、具有特殊地位的子系統(tǒng)存在。⑵信息系統(tǒng)的作用是間接的，效益通過管理表現(xiàn)。具有全局性，通過信息支持全局更協(xié)調(diào)、更有效地工作。⑶信息系統(tǒng)本身也是一個復雜的、完整的、有機的系統(tǒng)。⑷信息系統(tǒng)任務是處理信息，應稱為信息處理子系統(tǒng)。

　　信息系統(tǒng)有三大類：生物信息系統(tǒng)、工程信息系統(tǒng)、社會經(jīng)濟信息系統(tǒng)。

　　信息系統(tǒng)有七個方面共性：⑴以處理信息為目的；⑵依附于復雜實體系統(tǒng)，為其管理、控制、協(xié)調(diào)服務；⑶在復雜系統(tǒng)中發(fā)揮全局性、間接性作用；⑷分信息處理和神經(jīng)末梢兩大部分；⑸自身也是復雜系統(tǒng)，存在控制、管理、協(xié)調(diào)任務；⑹功能包括信息采集、傳遞、存儲、加工、提供五個環(huán)節(jié)；⑺信息系統(tǒng)總是在不斷發(fā)展變化的。

　　影響信息系統(tǒng)的工作環(huán)境的五個方面：⑴主系統(tǒng)及環(huán)境情況；⑵決策與管理的情況；⑶所處理的信息的情況；⑷信息的復雜程度及規(guī)模；⑸信息系統(tǒng)的技術(shù)手段及人員素質(zhì)。

　　信息系統(tǒng)基本功能的五個方面：⑴信息的收集，分原始信息和二次信息收集。⑵信息的存儲。⑶信息的加工。⑷信息的傳遞。⑸信息的提供。

　　原始信息收集是指信息發(fā)生的當時、當?shù)?，從實體中取出并記錄在介質(zhì)上。關(guān)鍵是完整準確及時。要求是時間性強、校驗功能強、系統(tǒng)穩(wěn)定可靠。

　　二次信息收集是指收集已錄在介質(zhì)上，與實體在時間和空間上已分開的信息；在不同的信息系統(tǒng)之間進行。關(guān)鍵問題在于有目的地選取所需信息和正確地解釋所得到的信息。

　　信息系統(tǒng)必須具有信息存儲功能，需要考慮存儲量、信息格式、存儲方式、使用方式、存儲時間、安全保密等。保證信息不丟失、不走樣、不外流、整理得當、隨時可用。

　　信息的加工是對已經(jīng)收集到的信息進行處理，以得到更加符合需要或更加反映本質(zhì)的信息。

　　信息加工的種類有數(shù)值運算（簡單的算術(shù)和代數(shù)運算，數(shù)據(jù)統(tǒng)計，優(yōu)化算法，模擬預測方法），非數(shù)值數(shù)據(jù)處理（排序、歸并、分類、文字處理）。

　　為了信息加工，信息系統(tǒng)需要具有一定的計算方法與模型。

　　信息傳遞在信息系統(tǒng)較大和有一定的地理分布時是必須的基本功能，必須充分考慮需要傳遞的信息的種類、數(shù)量、頻率、可靠性要求等因素。信息傳遞與信息存儲常常聯(lián)系在一起，需要作出權(quán)衡和合理選擇。

　　信息系統(tǒng)必須具備向管理者提供信息的手段或機制，也就是接口或界面。有①對話式的使用接口或②固定的例行的信息服務。提供方式應該簡明易用、避免誤解、提高清晰度。

　　信息系統(tǒng)中可以通過控制來改變輸入或處理的輸出，控制通過反饋來實現(xiàn)。信息系統(tǒng)的控制作用對管理人員和決策者也很重要。

　　計算機系統(tǒng)還能夠通過預測未來事件來防止問題出現(xiàn)。這種反應方式常被稱為前饋（控制）。前饋就是一種計劃信息，用以控制控制系統(tǒng)的未來。

　　信息系統(tǒng)可以是手工的，也可以是計算機化的。許多信息系統(tǒng)開始是手工的，后來逐步發(fā)展為計算機信息系統(tǒng)。但是，只是簡單地將手工信息系統(tǒng)計算機化，并不一定能改進系統(tǒng)的性能。許多情況下人的靈活性和決策能力仍起重要作用。

　　5.2 信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)

　　結(jié)構(gòu)就是指信息系統(tǒng)由哪些部分組成，以及如何組成。以下部分一般是信息系統(tǒng)不可缺少的：⑴收集信息的子系統(tǒng)，這是信息系統(tǒng)業(yè)務活動的起點。⑵管理存儲在系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)的子系統(tǒng)，或稱為數(shù)據(jù)庫子系統(tǒng)。任務是對進入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行分類、整理、保管、維護及更新。⑶組織對數(shù)據(jù)進行加工的子系統(tǒng)。它不僅要有為加工所需的模型和方法，還要有調(diào)度和使用的機制和手段。⑷提供信息的子系統(tǒng)，或稱顯示子系統(tǒng)。功能是向最終用戶提供信息服務。

　　根據(jù)需要，以上這些部分可以以不同方式組合，形成不同類型的結(jié)構(gòu)。一般有：⑴“流水線”式結(jié)構(gòu)，⑵“工具箱”式結(jié)構(gòu)。

　　流水線式結(jié)構(gòu)常用于業(yè)務信息系統(tǒng)和管理信息系統(tǒng)。輸入的主要是原始信息，基本上進行例行的固定任務。不需要過多的人工干預，但是要對系統(tǒng)的功能進行修改與擴充是十分困難的。

　　工具箱式結(jié)構(gòu)常見于決策支持系統(tǒng)和辦公信息系統(tǒng)。功能靈活多變，可根據(jù)使用者的命令隨時進行組合和變更。用戶接口主要用于接受使用者的命令與說明，還可以輸入新數(shù)據(jù)或模型和方法。顯著特點是“隨用隨成長”，是“開放型”的

　　模型是指管理工作中各種因素間的定量或定性的相互關(guān)系，它是在管理科學等的理論和實踐的基礎上提出的。

　　方法是指一定的數(shù)學計算方法，它是獨立于管理學（或其它學科）以外的。

　　模型庫是信息系統(tǒng)的核心，數(shù)據(jù)庫提供必要的信息，方法庫提供加工的方法。

　　信息系統(tǒng)層次結(jié)構(gòu)是將信息處理各種功能有計劃地分散到不同層次，并把它們有機地聯(lián)系起來。

　　層次結(jié)構(gòu)的主要考慮問題有：⑴平衡管理幅度，合理劃分層次?！氨馄健笔枪芾矸冗^寬，“陡峭”是管理幅度過窄。⑵在層次間合理分配功能。按服務對象的需要存儲必要的信息，配備必要的加工和顯示功能。⑶根據(jù)“一時一地”原則，安排合理的信息傳遞。必須在通訊費用和存儲費用間計算和權(quán)衡。

　　“一時一地”原則：即一項信息只存一次，一項加工只做一次。

　　信息系統(tǒng)的空間結(jié)構(gòu)包括拓撲結(jié)構(gòu)和物理實現(xiàn)兩個方面。拓撲結(jié)構(gòu)是指各種等級的信息存儲與處理中心與它們之間的通訊渠道組成的邏輯網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)。常見的拓撲結(jié)構(gòu)有星型結(jié)構(gòu)、環(huán)型結(jié)構(gòu)、網(wǎng)狀型結(jié)構(gòu)。

　　5.3 組織與信息系統(tǒng)

　　組織具有共同的特點：⑴組織是獨特的社會系統(tǒng)；⑵組織都具有目標；⑶組織以某種或某幾種方式構(gòu)成。

　　組織是獨特的社會系統(tǒng)：①所有組織中都有人的作用；②不同于更廣泛的社會環(huán)境；③組織內(nèi)部個體間的相互作用是以一定的方式構(gòu)成；④特定的個體承擔有明確的職責。

　　組織的目標是組織在社會環(huán)境中的功能。組織的目標可以如下設定：①組織的環(huán)境和社會背景、②根據(jù)環(huán)境衡量組織的性能、③組織內(nèi)部的性能。④確定組織的目標時要區(qū)分主要目標和次要目標。

　　常見的組織結(jié)構(gòu)有：⑴層次式組織結(jié)構(gòu)；⑵項目式組織結(jié)構(gòu)；⑶團隊式組織結(jié)構(gòu)；⑷多維式組織結(jié)構(gòu)。

　　層次式組織結(jié)構(gòu)，按職權(quán)功能來劃分的金字塔式的結(jié)構(gòu)。層次越高，權(quán)力越大。層次越多，結(jié)構(gòu)越陡峭，信息傳遞越多。反之，扁平結(jié)構(gòu)的組織中，信息系統(tǒng)成為關(guān)鍵因素。

　　項目式組織結(jié)構(gòu)，以主要產(chǎn)品和服務為組織中心。一般是暫時的。

　　團隊式組織結(jié)構(gòu)以工作團隊或小組為中心，有一個領(lǐng)導者負責。根據(jù)任務，團隊可以是暫時或永久性的。

　　多維式組織結(jié)構(gòu)可能同時合并了幾種結(jié)構(gòu)。

　　組織環(huán)境：⑴組織從環(huán)境中或從環(huán)境的其他組織接受輸入。⑵組織使用這些輸入產(chǎn)生輸出，這些輸出可能對社會整體有社會利益或弊端。⑶將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的過程是增加價值的過程。⑷在具有從環(huán)境中接受輸入以產(chǎn)生輸出這樣明確目標的同時，組織也大量受到環(huán)境的影響。

　　組織文化：⑴組織文化是一個企業(yè)、公司或機構(gòu)共享的主要理解和假設。⑵理解包括共同的信仰、價值和制定決策的方法，通常不以目標的形式或正式的政策來表述。⑶組織文化或是多年所形成，或是由高層管理者快速形成。⑷組織文化對信息系統(tǒng)的開發(fā)和運作有強烈的影響。

　　組織變化：⑴組織變化關(guān)系到盈利或非盈利企業(yè)如何計劃、實施和處理變化。⑵變化可由內(nèi)部因素或外部因素引起，外部因素包括競爭對手、股東、法律、規(guī)章制度、自然事件及經(jīng)濟環(huán)境等。⑶引進或修改信息系統(tǒng)也會導致變化。⑷克服對變化的抵制是企業(yè)引入信息系統(tǒng)最艱難的部分。

　　變化模型是對變化理論的表述，而變化理論闡明了變化的每個階段及實施的最佳方式。

　　Kurt Lewint和Edgar Schein變化三階段模型：⑴融化階段，擯棄舊有習慣，創(chuàng)造一種接受變化的氛圍；⑵轉(zhuǎn)化階段，學習新的工作方法、行為和系統(tǒng)；⑶凍結(jié)階段，強化變化，使新流程成為自然的，得到認可。

　　組織應適應新的情況或不斷改變他們的實踐。組織學習即是基于經(jīng)驗和觀念的調(diào)整。信息系統(tǒng)所帶來的變化會引起組織學習。組織學習與組織變化密切相關(guān)。

　　組織系統(tǒng)從輸入到輸出的處理過程需要資源。組織因其處理的資源不同而變得多樣化，相應的控制活動也多樣化，并可按性質(zhì)分為主要活動和次要活動。一個組織內(nèi)部有許多獨立的活動，所以組織要按部門和功能組織起來，每個活動依賴于與其他活動的聯(lián)系來有效地發(fā)揮功能。

　　環(huán)境總是變化的，所以組織要不斷選擇某種方式來適應變化，選擇不同，效果也就不同。

　　組織的選擇就