2013年湖北自考"秘書工作"復習要點（3）

湖北省2013年自考"秘書工作"復習要點（3）

　　1、簡述秘書職能環(huán)境的層次結(jié)構(gòu)

　　答：秘書職能環(huán)境分三個層次，即秘書機構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、秘書所在組織內(nèi)部環(huán)境和秘書所在組織外部環(huán)境。

　　形成和保持機構(gòu)內(nèi)部良好的環(huán)境應具備的條件：一要有一位作風正派，知識能力全面，經(jīng)驗豐富，具有良好的指揮和協(xié)調(diào)能力的秘書部門負責人，二是要有健全的工作制度，三是要建立科學合理的分工配合體系，形成高效的工作流程，四是要形成靈敏的信息綜合機制，提高信息綜合度，五是要形成和諧的人際關(guān)系，不斷加強向心力和凝聚力，六是要改善物質(zhì)環(huán)境，具有一定的辦公設備，創(chuàng)建辦公自動化系統(tǒng)。

　　組織內(nèi)部環(huán)境的構(gòu)成要素：結(jié)構(gòu)要素，動態(tài)運行要素，生態(tài)發(fā)展要素，心態(tài)觀念方面的要素，物質(zhì)環(huán)境條件。

　　2、理解秘書職能環(huán)境要素關(guān)系的內(nèi)涵

　　答：秘書職能環(huán)境要素關(guān)系，主要指的是秘書職能活動中與各有關(guān)方面的關(guān)系；有秘書與本組織領(lǐng)導的關(guān)系，這在眾多要素關(guān)系中是最主要最本質(zhì)的，對秘書工作起關(guān)鍵性作用的關(guān)系；秘書部門與上級領(lǐng)導機關(guān)的關(guān)系；正確處理與上級領(lǐng)導機關(guān)的關(guān)系，有利于本級領(lǐng)導與上級領(lǐng)導機關(guān)的聯(lián)系與溝通，有利于發(fā)揮秘書工作的職能作用，秘書部門與職能部門的關(guān)系，秘書與群眾的關(guān)系。處理好與群眾的關(guān)系，必須注重：在指導思想上，要以人民群眾的根本利益為依歸，在工作行動上，將貼近領(lǐng)導工作與深入群眾，聯(lián)系群眾有機地結(jié)合起來，在工作作風上，尊重群眾，關(guān)心群眾，反映群眾的意愿和要求，甘當群眾的小學生。

　　3、秘書職能環(huán)境對秘書工作有何作用

　　答：秘書職能環(huán)境對秘書工作的規(guī)定性，導向性，促動性，機遇性和風險性。

　　4、怎樣理解秘書職能環(huán)境資源的開發(fā)

　　答：秘書工作中，適應職能環(huán)境特征、滿足職能環(huán)境需要、順應職能環(huán)境發(fā)展，都要以有利于開發(fā)職能環(huán)境資源，有利于實現(xiàn)組織目標為落腳點；秘書在工作中開發(fā)職能環(huán)境資源要注意：一要合理開發(fā)領(lǐng)導機關(guān)及領(lǐng)導人的影響力資源，二要注重開發(fā)職能環(huán)境中的信息智能資源，三要注重從協(xié)調(diào)和加強各方面關(guān)系中開發(fā)職能環(huán)境中的能量資源；開發(fā)職能環(huán)境資源有利于增加職能工作的活力和有效性，對領(lǐng)導工作和組織管理也能起到積極的支持作用。

　　秘書要順利，充分發(fā)揮其職能作用，必須適應職能環(huán)境各要素并從適應環(huán)境特征，在實踐中必須注重適應宏觀環(huán)境特征和發(fā)展趨勢，適應所在組織的行業(yè)環(huán)境特征，適應所在組織環(huán)境特征，適應秘書機構(gòu)為綜合辦公部門的環(huán)境特征，適應主輔配合在領(lǐng)導身邊綜合輔助，跟蹤服務，充當參謀助手，辦事辦文辦會，提供信息服務等職能活動的客觀業(yè)務環(huán)境的要求，適應具體工作環(huán)境特征；滿足職能環(huán)境需要：首先要滿足領(lǐng)導工作的需要，其次要滿足組織日常辦公事務的需要，再次，要滿足參謀的需要；順應職能環(huán)境發(fā)展，一是對長遠發(fā)展的態(tài)勢有所準備，二是要關(guān)注組織三，五年的發(fā)展計劃和領(lǐng)導一屆任期內(nèi)的工作計劃和任務目標，以便把握一段時期內(nèi)組織管理和發(fā)展的情況，在秘書工作中針對組織階段性發(fā)展計劃和領(lǐng)導任期任務目標，提供積極有效的綜合輔助，三是要準確把握組織一年內(nèi)的工作計劃安排，以及外部環(huán)境發(fā)展變化的狀況，內(nèi)外結(jié)合，從職能環(huán)境一年內(nèi)變化的節(jié)奏和階段性， 安排一年內(nèi)各階段的工作重點和適應環(huán)境節(jié)奏要求，四是要隨時關(guān)注領(lǐng)導工作的變化和需要，隨時了解組織內(nèi)外的變化與需要，以順應職能環(huán)境的發(fā)展；開發(fā)職能環(huán)境資源著手。

　　5、怎樣優(yōu)化秘書職能環(huán)境

　　答：優(yōu)化職能環(huán)境的立足點，一是必須從客觀實際出發(fā)，以現(xiàn)實中已經(jīng)存在的職能環(huán)境為立足點，正確地面對職能環(huán)境，二是必須立足于本職工作，在本職崗位上積極發(fā)揮作用，三是必須立足于現(xiàn)實需要，處理好現(xiàn)實與長遠發(fā)展的關(guān)系；優(yōu)化職能環(huán)境的著力點，主要是優(yōu)化開發(fā)具體工作的環(huán)境，其關(guān)鍵是優(yōu)化與領(lǐng)導主輔配合關(guān)系，秘書著力于優(yōu)化具體工作環(huán)境，必須把優(yōu)化與領(lǐng)導主輔配合關(guān)系，優(yōu)化與部門及群眾的關(guān)系結(jié)合起來，必須優(yōu)化秘書工作一切相關(guān)方面的關(guān)系；優(yōu)化職能環(huán)境的主要途徑，是在具體的職能工作中，與各有關(guān)方面建立、維護和加強相互理解，信任和合作的和諧關(guān)系。

　　6、秘書職能環(huán)境障礙一般有哪些？如何排除這些障礙？

　　答：秘書職能環(huán)境障礙包含有信任障礙，理解障礙，溝通障礙，利益障礙；對信任障礙的排除：一要排除失誤造成的信任障礙，二要排除工作態(tài)度方面的信任障礙，三要排除思想動機方面的信任障礙，四要排除誤會造成的信任障礙；對理解障礙的排除，秘書要努力使領(lǐng)導、部門和群眾理解秘書工作，同時，秘書也要善于理解別人；對溝通障礙的排除：一是錯誤的功利觀造成的虛報信息的障礙，二是管理信息網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)不健全造成的運作低效狀態(tài)，三是人際關(guān)系隔閡造成的溝通障礙；對利益障礙的排除一是有令不行，有禁不止，二是各行其是，使組織的整體功能和整體利益受損，三是只顧眼前利益，不顧長遠利益，四是個人利益膨脹，唯利是圖，以權(quán)謀私，貪贓枉法，違法亂紀。

　　7、簡述秘書處理與領(lǐng)導關(guān)系的基礎(chǔ)

　　答：秘書必須精通領(lǐng)導決策的基本知識，秘書必須了解領(lǐng)導戰(zhàn)略，秘書必須懂得政策。

　　8、簡述秘書處理與領(lǐng)導關(guān)系的方法

　　答：一是擺正位置，自覺服務，二是正確領(lǐng)會，貫徹意圖，三是加強與領(lǐng)導的思想溝通，四是自覺與領(lǐng)導聯(lián)絡個人感情。

　　秘書人員如何對待領(lǐng)導意圖：首先，應在領(lǐng)導意圖的形成過程中做好大量輔助性的服務工作，其次，秘書人員必須正確理解，領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，再次，秘書還應做好領(lǐng)導意圖貫徹中的信息反饋工作。

　　秘書在傳達貫徹領(lǐng)導意圖時應注意的問題：一是不能延誤傳達時間，二是不能截留領(lǐng)導意圖，三是不能隨意解釋或歪曲領(lǐng)導意圖，四是在領(lǐng)導意圖傳達貫徹中遇到抵觸等困難時，秘書人員要堅持原則，又要機動靈活地多做工作，使執(zhí)行者自覺接受。

　　9、秘書為領(lǐng)導班子服務要把握和處理哪些關(guān)系？

　　答：為主要領(lǐng)導人服務與為領(lǐng)導班子服務，為中心工作服務與為日常工作服務，處理好多頭指示，避免釀成矛盾；對口請求，避免交叉請求；逐級請示，避免越級請示；加強溝通，避免產(chǎn)生誤會；篩選信息，避免說是道非。

　　領(lǐng)導班子與秘書群體的關(guān)系：領(lǐng)導班子要有專人負責指導秘書工作；在領(lǐng)導班子更替之際，秘書班子應當保持相對的穩(wěn)定；領(lǐng)導人與專職秘書的關(guān)系；

　　10、簡述秘書人際交往的原則和方法

　　答：秘書人際交往的原則：關(guān)系對等原則，互得互惠原則，誠實守信原則，寬容忍耐原則；秘書人際交往的方法：加強感情投資，堅持求同存異，注意換位思考。

　　人際交往的內(nèi)容：從性質(zhì)來分，有公務交往與私人交往；從對象來分：領(lǐng)導交往與群眾交往；從方式來分：口頭交往與書面交往。

　　人際交往的特征：公務性，代表性，多向性。

　　11、簡述秘書與部門關(guān)系的形態(tài)及處理與部門關(guān)系的方法

　　答：秘書與部門關(guān)系的形態(tài)有輔助形態(tài)和協(xié)調(diào)形態(tài)；處理與部門關(guān)系的方法有：強化部門觀念，體諒部門實情，促進部門協(xié)調(diào)。

　　秘書與同事的關(guān)系：有兩種表現(xiàn)形態(tài)：合作形態(tài)與競爭形態(tài)，其處理方法：要取長補短，共同提高，要防止嫉賢妒能，善于雪中送炭，待人寬宏大量，堅持求同存異，不要講私怨，要善于自制，切忌多疑，要學會超脫，及時道歉。

　　秘書與群眾關(guān)系：表現(xiàn)形態(tài)有被動和主動兩種形態(tài)，處理方法：強化服務觀念；有效溝通上下機關(guān)領(lǐng)導與群眾之間的渠道，加強上下溝通；積極排解疑難，急群眾之所急。

　　12、理解秘書與新聞媒介的關(guān)系

　　答：秘書與新聞媒介的關(guān)系不同于一般的公眾，而是具有雙重人格的特殊公眾，對于秘書來說，一方面新聞媒介是社會組織賴以實現(xiàn)公共關(guān)系目標的重要媒介；另一方面，新聞媒介又是各種社會組織，是秘書人員必須費力去爭取的重要公眾；其作用表現(xiàn)在：新聞媒介是塑造組織形象的主要公眾，能大大加快社會組織與公眾之間的信息交流，大大提高社會組織與公共關(guān)系工作的效率；與秘書信息在一定條件下可以互相轉(zhuǎn)化；在處理與新聞媒價的關(guān)系上要做到四要四不要：四要是指：要友好熱情，以禮相待；要實事求是，以誠相待；要一視同仁，平等相待；要迅速行動，改進工作；四不要指：不要一廂情愿，干擾記者；不要以利相交，送禮行賄；不要以廣告為餌，交換要挾；不要被動消極，倉促應付。