2017年湖北自考《檔案管理學(xué)》章節(jié)復(fù)習(xí)：鑒定工作

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鑒定工作的內(nèi)容和制度

一、內(nèi)容

1、制定標(biāo)準(zhǔn)

2、確定期限

3、找出無(wú)保存價(jià)值的檔案，銷毀。

二、 制度：

(一)確定統(tǒng)一的檔案鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)

(二)確定鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

鑒定工作分階段進(jìn)行：

1、機(jī)關(guān)文件歸檔時(shí)特別剔除一部分沒(méi)有保存價(jià)值的文件，剔除的文件主要參照國(guó)家檔案局于2006年12月18日公布并施行的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》來(lái)執(zhí)行。不歸檔的范圍主要有：

(1)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件：上級(jí)機(jī)關(guān)任免和獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件，普發(fā)供參閱，不辦理的文件材料;上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)供工作參考的抄件，征求意見(jiàn)來(lái)定稿的文件。

(2)本機(jī)關(guān)的文件材料：重份文件、無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性和臨時(shí)性文件;未經(jīng)會(huì)議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未效的文件、電報(bào)、草稿;一般性文件的歷次修改稿;鉛印文件的各次校對(duì)稿(定稿除外);從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封、一般性表態(tài)、詢問(wèn)、一般問(wèn)題、提出一般性建議或意見(jiàn)的人民來(lái)信;機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料;不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等。本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)時(shí)形成的和本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料。

(3)同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料：參加非主管機(jī)關(guān)召開的會(huì)議、不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材料，非隸屬機(jī)關(guān)抄送的，不需要辦理的文件材料。

(4)下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料：下級(jí)機(jī)關(guān)送來(lái)參閱的簡(jiǎn) 報(bào)、情況反映，不應(yīng)抄送或不必備案的文件材料;越級(jí)抄送的一般的、不需要辦理的文件材料;下級(jí)機(jī)關(guān)抄報(bào)、備案的一般性文件材料。

2、 對(duì)歸檔文件確立保管期限。

應(yīng)當(dāng)根據(jù)2006年的期限表進(jìn)行，對(duì)專門單位(地質(zhì)部、煤炭部、石油部等)就制定專門檔案保管期限表，或者結(jié)合本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況，編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)的檔案保管期限表，此表要經(jīng)過(guò)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，并報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門備案。

3、 保管期滿的檔案應(yīng)當(dāng)剔除銷毀。

(三)檔案的銷毀

機(jī)關(guān)銷毀失去保存價(jià)值的檔案，須由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊(cè)，經(jīng)機(jī)關(guān)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，并且在銷毀清冊(cè)上簽字，情況特殊的專門檔案，另有銷毀規(guī)定的按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行

(四)制定檔案保管期限表，實(shí)行審批制度

檔案鑒定的方法

一、決定檔案保存價(jià)值的因素

1、檔案自身的特點(diǎn)和狀況

2、社會(huì)利用需求

國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)、黨和國(guó)家各項(xiàng)工作、廣大干部和人民群眾對(duì)各種檔案利用的需求，影響著檔案的保存價(jià)值。二、鑒定檔案價(jià)值的基本觀點(diǎn)

(一)全面的觀點(diǎn)

(二)歷史的觀點(diǎn)

(三)發(fā)展的觀點(diǎn)

三、分析檔案價(jià)值的具體方法

總方法：檔案保存價(jià)值的確定應(yīng)當(dāng)以反映本機(jī)關(guān)的主要職能活動(dòng)為出發(fā)點(diǎn)，以分析檔案內(nèi)容為中心，結(jié)合考慮檔案的作者，形成時(shí)間，名稱，完整程度、可靠性、有效性以及外型特點(diǎn)等因素。研究過(guò)去檔案的被利用情況，全面地估計(jì)和預(yù)測(cè)對(duì)檔案的利用需求，正確判定檔案的保存價(jià)值。

具體方法：直接鑒定法——要求鑒定人員逐件逐張地審查檔案材料的價(jià)值，從它的內(nèi)容、作者、名稱、可靠程度等方面，去全面考查它的價(jià)值。

四、鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)(也有的書上稱為“方法”)

1、來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)

檔案的來(lái)源是指檔案的形成者。檔案形成者在社會(huì)上以及機(jī)關(guān)內(nèi)的地位、作用和職能要影響甚至決定檔案的價(jià)值。

2、內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)

檔案內(nèi)容是決定檔案價(jià)值最重要、最本質(zhì)的因素。對(duì)檔案內(nèi)容的分析可著眼于以下四個(gè)方面：

A、檔案內(nèi)容的重要性;

B、檔案內(nèi)容的獨(dú)特性;

C、檔案內(nèi)容的時(shí)效性;

D、除上之外，對(duì)檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完備性等也要加以考察，以準(zhǔn)確地把握檔案的價(jià)值。

3、形式特征標(biāo)準(zhǔn)

檔案的形式特征是文件的名稱、責(zé)任者、形成時(shí)間、載體形態(tài)、記錄方式等。在某種情況下，這些形式特征也可能對(duì)檔案的價(jià)值發(fā)生影響。 4、相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)

在一定的情況下，某些文件的保存價(jià)值和保管期限可以相對(duì)地提升或降低。通常的方法是分析全宗和全宗內(nèi)檔案的完整程度。

在根據(jù)上述標(biāo)準(zhǔn)分析檔案價(jià)值的時(shí)候，要始終堅(jiān)持辯證的思維方法，切忌機(jī)械、片面地強(qiáng)調(diào)某一方面，忽略其他。

五、方法論問(wèn)題

1、研究利用規(guī)律，預(yù)測(cè)未來(lái)利用需要

2、研究檔案保存的效益

3、重要性與保管期限長(zhǎng)短的關(guān)系

4、彈性原則

保存從寬，銷毀從嚴(yán);孤本從寬，復(fù)本從嚴(yán);本機(jī)關(guān)從寬，外機(jī)關(guān)從嚴(yán);兩可之間的，就高不就低; 暫緩銷毀歷史檔案從寬，現(xiàn)行檔案從嚴(yán);

解放前檔案從寬，解放后檔案從嚴(yán); 首腦機(jī)關(guān)從寬，一般機(jī)關(guān)從嚴(yán);上機(jī)機(jī)關(guān)從寬，下級(jí)機(jī)關(guān)從嚴(yán); 撤銷機(jī)關(guān)從寬，現(xiàn)行機(jī)關(guān)從嚴(yán);

六、在鑒定工作中需要注意的問(wèn)題

(一)應(yīng)當(dāng)以全國(guó)統(tǒng)一規(guī)定的鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)，不能夠自行其事。

(二)應(yīng)當(dāng)考慮各方面的作用。這里主要指出應(yīng)當(dāng)考慮憑證作用和參考作用，正面作用和反面作用，內(nèi)容上的作用和形式上的作用。

(三)對(duì)重要的設(shè)備的檔案和基建檔案應(yīng)當(dāng)由使用設(shè)備和建筑物的機(jī)關(guān)檔案部門保存復(fù)制件，原件移交到檔案館保存。

(四)寬嚴(yán)問(wèn)題："寬"：指鑒定的標(biāo)準(zhǔn)放寬，多保存一些;"嚴(yán)"指標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格一些，少保存一些

檔案保管期限表

一、作用

(一)能夠統(tǒng)一鑒定認(rèn)識(shí)，避免人為的局限性和片面性，使鑒定有章可循。(表雖是主觀制度，但較接近于客觀)

(二)能夠保證鑒定工作質(zhì)量。(表是通過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐總結(jié)出來(lái)的)

(三)能夠提高鑒定工作的效率，加快檔案鑒定速度。(根據(jù)表把檔案對(duì)號(hào)入座，較為方便，速度又較快)

(四)可以防止任意銷毀檔案文件，維護(hù)檔案的完整與安全。(有保管價(jià)值的文件一般都?xì)w入了保管期限表)

(五)立卷時(shí)可以據(jù)此考慮文件的價(jià)值，把具有相同價(jià) 值、聯(lián)系密切的文件材料組合在一起，不同價(jià)值的文件材料分開組卷，保證案卷質(zhì)量，為日后進(jìn)館復(fù)查打下了基礎(chǔ)。

二、類型

1、通用檔案保管期限表

2、專門檔案保管期限表

3、同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表

4、同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表

5、機(jī)關(guān)檔案保管期限表

三、保管期限

專門檔案的保管期限

1、人民法院的訴訟檔案分為永久、長(zhǎng)期(60年)、短期(30年)，刑事案件的證物不宜長(zhǎng)期保管的至少也要保存十五(證物有些是檔案，有些則不是);案件的結(jié)案時(shí)間是終審判決結(jié)案后的第二年算起;檔案的銷毀是將其中的判決書、裁定書、調(diào)解書取了一份，按年度審判級(jí)別整理立卷、永久保管。

2、書稿檔案 其保管期限與文書檔案一致。

3、會(huì)計(jì)檔案 其保管期限分為兩種：

定期(三年、五年、十年、十五年、二十五年)、永久

其保管時(shí)間是從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，會(huì)計(jì)檔案中的預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料的保管期限是和文書檔案一致的。

三、保管期限的劃分原則

(一)總規(guī)定：確定檔案的保存價(jià)值要堅(jiān)持辯證唯物主義和歷史唯物主義觀點(diǎn)，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本機(jī)關(guān)(泛指)工作的需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。

(二)具體的原則

1、凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案列為永久保管。

2、長(zhǎng)期：主要是反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有查考利用價(jià)值的文件材料列為長(zhǎng)期保管，主要由三部分構(gòu)成：

(1)本機(jī)關(guān)一般工作問(wèn)題的文件材料;一般會(huì)議的主要文件材料;人事管理工作形成的一般文件材料。

(2)直屬上級(jí)頒發(fā)的、屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)、并且需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料。

(3)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要總結(jié)報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。

3、凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料到為短期保管

(1)本機(jī)關(guān)一般事務(wù)性的文件材料

(2)上級(jí)和同級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行文件材料。

(3)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的一般工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。

四、應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題

(一)要以保存本機(jī)關(guān)形成的文件材料為重點(diǎn)，永久和長(zhǎng)期卷中上、下級(jí)文件也應(yīng)有一定比重，全面估計(jì)和預(yù)測(cè)對(duì)檔案的需要，不能硬性劃分上、本、下級(jí)文件幾種保管期限的百分比。(實(shí)際工作中的有的作法是極形式主義的，不可取，不合理。)

(二)正確處理完整與精煉的關(guān)系：在完整的基礎(chǔ)上求精煉，不必過(guò)于強(qiáng)調(diào)少而精。

(三)對(duì)檔案的鑒定要相對(duì)穩(wěn)定，不宜反復(fù)進(jìn)行。即文件鑒定之后，不到期則不再次鑒定。

(四)保管期限不宜劃分很精確的年度。

檔案鑒定工作制度和組織

一、檔案室工作制度和組織 成立鑒定小組

二、檔案館工作制度和組織 成立鑒定委員會(huì)

三、銷毀檔案的批準(zhǔn)和監(jiān)銷制度

機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)

主管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批